会议室管理必备：电子门牌权限设置与预约系统教程

2026-04-24

为优化办公效率、规范会议室管理，实现会议室资源的智能化、便捷化管控，本次为大家详细介绍会议室电子门牌的两种开门形式、四种开门方式，以及空间预约系统的完整操作流程，帮助每一位使用者快速上手，轻松解锁智慧办公新体验，杜绝“约而不用、用而未约”的资源浪费问题，让会议室管理更有序、使用更高效。
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## 一、电子门牌两大开门形式
电子门牌支持两种开门权限设置，可根据会议室使用场景灵活切换，适配不同管理需求，实现权限与场景的精准匹配，兼顾便捷性与安全性。
#### （一）默认开门形式
该模式下，电子门牌无时间限制，任何时间段均可通过合法开门方式解锁会议室，无需关联空间预约记录。适用于公共开放会议室、临时讨论室等无需固定预约、需随时使用的场景，无需繁琐操作，随到随用，极大提升即时协作效率。
#### （二）会议期间开门形式
该模式为常用模式，开门权限与空间预约系统深度联动，仅在预约的会议起止时间内，合法开门方式方可生效。会议开始前、结束后，所有开门方式均处于锁定状态，有效避免无关人员占用会议室，保护会议私密性，同时确保会议室资源合理分配，避免浪费。会议期间，门牌LED灯将显示红色，直观提示“会议中，请勿打扰”，进一步保障会议专注度。

## 二、电子门牌四种开门方式
电子门牌搭载多元开门方式，适配不同使用场景（内部员工、外部访客等），操作简单、安全便捷，同时支持开门记录追溯，为空间管理提供数据支撑，兼顾易用性与安全性。
#### （一）密码开门（固定密码+临时密码）
密码开门分为两种方式，操作便捷且适配不同使用场景，无需额外携带设备，具体如下：
- 自定义固定开门密码：管理员在会议室列表中，找到对应会议室并点击“编辑”，在“配置信息”中可自定义设置固定开门密码，密码长期有效，管理员可随时修改、重置，适用于内部员工日常使用。操作方式：点击电子门牌“密码开门”按钮，输入预设固定密码，验证通过后门锁自动开启。
- 随机会议门禁密码：在创建会议并提交成功后，系统会自动生成随机会议门禁密码，该密码仅在本次会议预约时段内有效，会议结束后自动失效，适用于参会人员临时使用。操作方式：使用者点击电子门牌“密码开门”按钮，输入系统自动生成的随机会议门禁密码，验证通过后开门。
#### （二）人脸开门
人脸开门无需接触设备，识别快速，适配内部员工日常使用，兼顾便捷性与安全性，同时支持活体检测，防止冒充，确保权限安全。
操作前提：管理员需在空间预约系统“会议室管理”模块中，添加使用者人脸信息（上传清晰人脸照片，完成录入与审核），录入成功后，使用者人脸信息将同步至对应会议室电子门牌。
操作方式：使用者面向电子门牌人脸识别区域，保持面部清晰无遮挡，系统快速识别并验证身份，验证通过后自动开门，整个过程仅需1-2秒，实现秒速解锁。
#### （三）刷卡开门
刷卡开门适配企业内部员工（已配备工牌/门禁卡），操作便捷，无需记忆密码、无需人脸录入，学习成本为零，识别快速高效。
操作前提：管理员需将员工工牌/门禁卡信息录入空间预约系统，关联对应会议室权限（可设置默认开门权限或会议期间开门权限），完成绑定后，卡片即可用于解锁会议室。
操作方式：将工牌/门禁卡贴近电子门牌刷卡区域，听到“嘀”的提示音后，验证通过，门锁自动开启。需注意，校外访客、未绑定卡片的人员无法通过刷卡开门，需使用临时密码或管理员远程开门。
#### （四）系统远程操作开门
该方式由管理员操作，适用于特殊场景（如使用者忘记密码、人脸识别失败、外部访客临时到访等），无需现场操作，远程即可完成解锁，灵活应对各类突发情况，提升管理便捷度。
操作方式：管理员登录空间预约系统，进入“会议室管理”模块，找到对应会议室，点击“远程开门”按钮，系统将立即发送开门指令至电子门牌，门锁自动开启，同时系统将记录远程开门操作日志，便于后续追溯。

## 三、空间预约系统操作教程
空间预约系统与电子门牌无缝联动，核心用于会议室预约、开门权限管理、使用状态查看，操作流程简洁易懂，适配普通员工、管理员不同权限需求，具体操作如下：
#### （一）账号登录
1.  普通员工：通过企业内部统一入口（如OA系统、企业微信、钉钉应用）进入用户端空间预约系统，使用个人工号/账号及密码登录，登录后可直接进行会议室预约、查看本人预约记录，无管理权限。
2.  管理员：使用管理员账号登录系统管理端，登录后可查看所有会议室状态、管理预约记录、设置开门权限、录入人脸/刷卡信息、进行远程开门及添加会议等操作，拥有全权限管理功能。部分系统支持微信一键登录，避免繁琐的登录流程，提升操作效率。
#### （二）会议室预约操作
1.  普通员工（用户端）：登录用户端后，可直接点击首页“会议室预约”，进入会议室列表，查看所有会议室实时状态（空闲/已占用/维护中），通过楼层、容量、设备需求等条件筛选目标会议室；选中会议室后，选择预约日期、会议起止时间，填写会议主题、预计参会人数，按需设置开门形式（默认开门/会议期间开门），确认信息无误后提交预约，提交后可直接生效（部分场景需管理员审核），预约成功后将收到系统消息提醒。
2.  管理员（管理端）：登录管理端后，无需进入用户端预约页面，直接在“会议管理”模块中选择“添加会议”；填写会议相关信息（含目标会议室、会议日期、起止时间、会议主题、参会人数等），设置对应开门形式及开门方式，确认信息后提交，即可完成会议添加，同时系统会自动生成对应会议门禁密码（若开启密码开门），并同步更新会议室状态。
#### （三）预约管理
1.  普通员工（用户端）：登录后进入“我的预约”，可查看本人所有预约记录（待审核/已通过/已驳回/已结束），若会议取消，可点击“取消预约”释放会议室资源；若需修改预约信息，可在预约生效前编辑修改并重新提交。
2.  管理员（管理端）：进入“预约管理”模块，可查看所有用户的预约申请，对“待审核”预约进行“通过”或“驳回”操作（驳回需注明原因，如时间冲突、设备不足）；同时可管理自己添加的会议，支持编辑、删除会议信息，查看会议室使用数据、导出预约记录，为优化会议室配置提供依据。
#### （四）权限设置（管理员专属）
1.  开门方式管理（含开门权限设置）：核心管控会议室开门形式（默认开门、会议期间开门），操作步骤：管理员端进入会议室管理列表，选中目标会议室点击“编辑”，在“配置信息”中找到“开门方式”，即可设置开门形式、勾选可用开门方式，保存后生效；也可针对特定用户设置专属开门权限。
2.  人脸刷卡信息录入：进入管理员端“用户管理”，找到用户列表中的对应用户，点击“编辑”按钮；进入用户编辑页面后，在“基本信息”模块中可添加人脸信息，在“完善信息”模块中可添加卡号，完成操作后保存即可生效，绑定后员工即可使用人脸或刷卡开门。
3.  密码开门方式：分为两种，一是在会议室列表中，找到对应会议室编辑，在“配置信息”里自定义固定开门密码；二是在创建会议并提交成功后，系统会自动生成随机会议门禁密码。
空间预约系统与电子门牌无缝联动，核心用于会议室预约、开门权限管理、使用状态查看，操作流程简洁易懂，分为“账号登录、会议室预约、预约管理、权限设置”四大环节，适配普通员工、管理员不同权限需求。

## 四、注意事项
- 所有开门方式均需在电子门牌正常通电、联网状态下使用，若出现无法开门，可检查设备网络、电源，或联系管理员排查。
- 固定密码、临时密码需妥善保管，临时密码不可泄露给无关人员，管理员定期修改固定密码，保障会议室安全；刷卡开门需妥善保管工牌/门禁卡，避免丢失。
- 预约会议室后，请按时使用，若无法按时参会，需及时取消预约，避免占用资源；会议结束后，及时关闭会议室门窗、设备，确保安全。
- 人脸识别若失败，可检查面部是否有遮挡、光线是否充足，或联系管理员重新录入人脸信息；远程开门仅管理员可操作，普通员工无此权限。
- 电子门牌LED灯可直观提示会议室状态：绿灯常亮表示空闲，红灯常亮表示会议中，蓝灯闪烁表示会议即将开始，便于快速判断会议室使用情况。
通过以上操作，即可轻松实现会议室电子门牌的灵活开门与空间预约系统的高效使用。智慧化的会议室管理，不仅能减少资源浪费、规范使用流程，更能提升办公协同效率，为大家带来更便捷、高效的办公体验。若在使用过程中有任何疑问，可联系管理员协助解决。

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